PIM-Audit – mehr Umsatz durch bessere ProduktdatenWarum ein PIM-Audit der Schlüssel für skalierbaren Vertrieb und erfolgreiches Marketing ist

PIM-Systeme (Product Information Management) gehören heute zu den zentralen Bestandteilen des E-Commerce-Backends und des Multichannel-Vertriebs. Sie sind verantwortlich für die Qualität, Vollständigkeit und Konsistenz der Produktdaten, die in Onlineshops, B2B-Plattformen, Marktplätzen sowie von Vertriebs- und Marketingteams genutzt werden. Wir arbeiten häufig mit Unternehmen zusammen, die seit mehreren Jahren ein PIM-System einsetzen, jedoch die möglichen Funktionalitäten und Vorteile nur eingeschränkt oder unzureichend nutzen. Der Grund ist meist ähnlich – das System erfüllt die geschäftlichen Erwartungen nicht, ist komplex in der Bedienung oder unterstützt die tatsächlichen Verkaufsprozesse nicht.

PIM-Lösungen von Softwareanbietern wie Pimcore oder Ergonode bieten vielfältige Möglichkeiten – allerdings nur dann, wenn sie korrekt konfiguriert sind und kontinuierlich weiterentwickelt werden. Ansonsten wird das PIM zu einem weiteren IT-System, das Kosten verursacht und die Nutzer frustriert. In einer solchen Situation ist ein Audit der erste Schritt, um die Arbeit mit Produktdaten zu optimieren.

Wann lohnt sich ein PIM-Audit?

Ein Audit eines bereits im Unternehmen eingesetzten PIM-Systems ist der erste Schritt zu dessen Optimierung. Ein Audit ist nicht nur eine Analyse, sondern vor allem eine Diagnose und liefert im Ergebnis eine Reihe von Empfehlungen, wie das PIM-System zuverlässig, sicher und an die individuellen Bedürfnisse des jeweiligen Unternehmens angepasst betrieben werden kann.

Ein PIM-Audit sollte immer dann in Betracht gezogen werden, wenn das System bereits seit längerer Zeit im Einsatz ist und Zweifel an seiner Effizienz bestehen. Die häufigsten Gründe sind:

– Leistungsabfall des Systems – langsame Suche, lange Importzeiten, Fehler beim Speichern von Daten,
– Schwierigkeiten bei der Bedienung mehrerer Märkte, Sprachen und Vertriebskanäle,
– steigende Kosten für Wartung und Weiterentwicklung,
– geplante Erweiterungen, Versionsupdates oder Migration in die Cloud.

Das Audit zeigt, wie wirksam das PIM-System zur Erreichung der Geschäftsziele beiträgt.Es analysiert, ob das System die Markteinführung neuer Produkte messbar beschleunigt, Vertriebs- und Marketingteams spürbar entlastet und eine konsistente, effiziente Steuerung des Sortiments über alle Kanäle hinweg ermöglicht. Darüber hinaus macht das Audit transparent, welche Herausforderungen auf technologische Limitationen zurückzuführen sind – und wo Optimierungspotenziale in Konfiguration, Datenmodell oder Prozessen liegen.

Wann melden sich Kunden bei uns für ein PIM-Audit?

Kunden wenden sich meist dann an uns, wenn das PIM-System seit einigen Jahren im Einsatz ist, die Erwartungen aus der Einführungsphase jedoch nicht erfüllt. Technisch funktioniert das System, seine Nutzung ist jedoch zeitaufwendig, erfordert viele manuelle Schritte und unterstützt weder Vertrieb, Marketing noch E-Commerce effektiv.

Audits werden auch in verschiedenen Phasen durchgeführt – vor einem geplanten Versionsupdate, einer Cloud-Migration, dem Rollout des PIM auf weitere Märkte oder bei einem Wechsel des Technologieanbieters. In solchen Situationen möchten Unternehmen den aktuellen Zustand der Lösung, die Risiken und die weiteren Entwicklungskosten realistisch einschätzen.

Ein weiterer häufiger Auslöser sind Probleme in der Zusammenarbeit mit dem Systemanbieter: geringe Reaktionsfähigkeit, fehlende proaktive Unterstützung, steigende Kosten ohne Erweiterung des Projektumfangs oder eine Diskrepanz zwischen Versprechen und tatsächlichen Ergebnissen. Ein Audit hilft, die Situation zu ordnen und fundierte Entscheidungen über die nächsten Schritte zu treffen.

Karolina Kaczor
Head of Delivery / PIM Expert, Univio

Was umfasst ein PIM-System-Audit?

Ein Audit besteht aus zwei Teilen: einem technischen und einem funktionalen.

Technischer Teil des Audits
– Überprüfung der Codequalität individueller Funktionen,
– Analyse von API-Erweiterungen und -Modifikationen (REST / GraphQL),
– Bewertung der Abdeckung und der Qualität automatisierter Tests,
– Prüfung externer Plugins aus den Marktplätzen der Softwarenanbieter des PIM-Systems,
– Bewertung des Update-Prozesses des Systems,
– Einschätzung der Möglichkeiten zur Migration in Cloud-Lösungen.

Funktionaler Teil des Audits
– Datenmodell – Bewertung der Effizienz der Datenstrukturen,
– Mehrsprachigkeit und Datenverteilung,
– Automatisierungsmechanismen und Geschäftsregeln,
– Nutzung der verfügbaren PIM-Funktionalitäten.

Was enthält der Auditbericht?

Das Ergebnis des Audits ist ein detaillierter Bericht, der eine fundierte Grundlage für Entscheidungen zur weiteren Entwicklung des PIM-Systems bildet: notwendige technische Änderungen, funktionale Prioritäten, Versionsupdates, Cloud-Migration oder ein möglicher Anbieterwechsel.

Der Bericht enthält:
– Bewertung des technischen Zustands der Anwendung,
– funktionale Analyse mit Optimierungsempfehlungen,
– Liste identifizierter Probleme und Sicherheitslücken,
– Empfehlungen zu Updates, Anpassung der Zusammenarbeit oder Anbieterwechsel,
– priorisierten Maßnahmenplan für IT, Partner und Management.

Welche Probleme finden wir in auditierten PIM-Systemen?

In den auditierten PIM-Systemen stoßen wir häufig auf Probleme, die sich über lange Zeit aufgebaut haben: zu komplexe Datenmodelle, fehlende Geschäftsregeln und unzureichende Nutzung nativer Automatisierungsmechanismen.
Technisch identifizieren wir oft umfangreiche kundenspezifische Erweiterungen, die Updates erschweren, Wartungskosten erhöhen und die Systemstabilität beeinträchtigen. Hinzu kommen fehlende automatisierte Tests, Performance-Probleme und nicht ausreichend kontrollierte Integrationen mit ERP- oder E-Commerce-Systemen.

Aus geschäftlicher Sicht besonders kritisch sind Skalierungsprobleme – insbesondere bei internationalen Rollouts – sowie das Nichterreichen definierter KPIs. Das System funktioniert formal, verkürzt jedoch nicht die Time-to-Market, verbessert nicht die Datenqualität und unterstützt den Vertrieb nicht im erwarteten Umfang.

Karolina Kaczor
Head of Delivery / PIM Expert, Univio

Was kann man nach einem Audit erwarten?

Nach dem Audit erhält das Unternehmen klare Informationen darüber:

– welche Systemelemente verbessert werden müssen,
– welche Änderungen den größten geschäftlichen Nutzen bringen,
– welche Maßnahmen kurzfristig und welche langfristig umzusetzen sind.

Das Audit strukturiert das Wissen über das PIM-System und ermöglicht eine faktenbasierte Planung der weiteren Entwicklung.

Wie lange dauert ein Audit?

Die Dauer des Audits hängt von der Komplexität des Systems und der Geschwindigkeit ab, mit der die notwendigen Zugänge bereitgestellt werden.
Der Auditprozess ist auf Effizienz ausgelegt und nimmt in der Regel drei bis fünf Wochen in Anspruch, um belastbare Ergebnisse, klare Handlungsempfehlungen und eine verlässliche Entscheidungsgrundlage zu liefern.
Unser Anspruch ist es, die relevanten Details des Systems zu analysieren, um unseren Kunden klare, faktenbasierte Empfehlungen für die strategische Ausrichtung und Weiterentwicklung ihres PIM-Systems zu geben.

Fragen Sie uns nach einem PIM-Audit

Gerne unterstützen wir Sie dabei, den aktuellen Reifegrad Ihres PIM-Systems einzuordnen, den passenden Audit-Umfang zu definieren und die realistischen Effekte für Vertrieb, Marketing und Organisation zu bewerten. Sprechen Sie unser PIM-Team an.
In einem ersten Austausch bewerten wir, ob ein Audit für Ihre Situation sinnvoll ist und wie der passende Umfang aussieht – pragmatisch und zielgerichtet.