Lösungen: B2B E‑Commerce
Branchen: HVAC

Das Vertriebs-Panel, das den Weg vom Angebot zur Bestellung in der HLK-Branche um 60 % verkürzt hat

60 %
Kürzere Angebotsbearbeitungszeit
<process.accelerated>
300.000
Produkte in Reichweite des Vertriebsmitarbeiters
<portfolio.unlocked>
30.000
Kunden, die vom neuen Prozess erfasst werden
<customers.reached>

Die Herausforderung

Der Kunde ist ein Distributor von Produkten aus den Bereichen Lüftung, Klimatechnik, Wärmerückgewinnung, Luftreinigung und Heizung, der mit mehr als einem Dutzend Herstellern zusammenarbeitet. Das Unternehmen ist in Polen sowie auf dem tschechischen, slowakischen und ungarischen Markt tätig, betreut rund 30.000 Kunden und bietet in seinem Sortiment etwa 300.000 Produkte an.
Vertrieb in diesem Umfang (mehrere Märkte, mehrere Hersteller und ein breites Produktsortiment) stützt sich in hohem Maße auf ein Team von Vertriebsmitarbeitern, die direkt bei den Kunden vor Ort tätig sind. Sie sind für den Aufbau von Beziehungen, die Erstellung von Angeboten und den Abschluss von Geschäften verantwortlich. Die Qualität der von ihnen täglich genutzten Tools wirkt sich daher unmittelbar auf die Vertriebsergebnisse des gesamten Unternehmens aus. Der Angebotsprozess verlief jedoch verteilt und teilweise manuell, ohne eine einheitliche Datenquelle zum Kunden und ohne vollständige Kontrolle darüber, was nach der Erstellung eines Angebots damit geschah.

  • Kein einziges Tool mit vollständigem Kundenüberblick – Einkaufslimits, Bestell- und Angebotshistorie waren über verschiedene Orte verteilt.
  • Angebote verteilt über verschiedene Kanäle: E-Mail, WhatsApp, Telefon – ohne einheitlichen Angebotsprozess.
  • Erschwerter Zugriff mobiler Vertriebsmitarbeiter auf das ERP-System bei der Arbeit im Außendienst.
  • Manuelles Übertragen handschriftlich notierter Angebote in das ERP-System nach der Rückkehr vom Kundentermin.
  • Verwendung veralteter Preislisten (u. a. in Excel), was zu Margenverlusten führte.
  • Keine Kontrolle darüber, was mit einem Angebot nach dessen Erstellung und Versand geschah.
  • Eingeschränkter Einblick in den gesamten Vertriebsprozess und den Lebenszyklus eines Angebots – von der Erstellung bis zur Bestellung.

Die Lösung

  • Das Univio-Team schlug die Einführung des Vertriebs-Panels vor, das auf der fertigen Univio-Lösung basiert und an die Vertriebsprozesse des jeweiligen Unternehmens angepasst wurde.
  • Das Projekt begann mit einer Anforderungsanalyse und Workshops mit dem Vertriebsleiter und dem Vertriebsteam, sodass das Tool die tatsächliche Arbeitsweise der Vertriebsmitarbeiter im Außendienst widerspiegelt.
  • Das Vertriebs-Panel läuft auf Smartphones und Tablets, auch im Offline-Modus, sodass Vertriebsmitarbeiter Angebote auch an Orten ohne Internetzugang erstellen können.
  • In einem einzigen Tool hat der Vertriebsmitarbeiter Zugriff auf Kundendaten, Einkaufslimits, Bestellhistorie, Rechnungen, offene Posten, Angebotshistorie sowie das vollständige Produktsortiment.
  • Das System zeigt Lagerbestände, Listenpreise und kundenindividuelle Rabatte an und schlägt zusätzlich ergänzende Produkte sowie Ersatzprodukte für nicht verfügbare Artikel vor.
  • Der Vertriebsmitarbeiter erstellt das Angebot und sendet dem Kunden einen Link; bei höheren Rabatten wird ein Freigabeprozess entsprechend der Unternehmenshierarchie ausgelöst (Regionalleiter oder Vertriebsleiter – je nach Höhe des Rabatts).
  • Nach der Annahme des Angebots durch den Kunden wird die Bestellung automatisch an das ERP-System übermittelt, wobei die Produktdaten direkt aus dem PIM-System stammen.

Das Ergebnis

60 %
Kürzere Angebotsbearbeitungszeit
Die Zeit von der Angebotserstellung bis zur Bestellung hat sich um bis zu 60 % verkürzt.
<efficiency.gained>
300.000
Im Angebot verfügbare Produkte
Vertriebsmitarbeiter haben Zugriff auf den vollständigen Katalog von rund 300.000 Produkten in einem einzigen Tool.
<portfolio.expanded>
30.000
Betreute Kunden
Das Vertriebs-Panel unterstützt die tägliche Arbeit der Vertriebsmitarbeiter, die rund 30.000 Kunden betreuen.
<customers.engaged>
4
Bediente Märkte
Das Vertriebs-Panel wird in 4 Märkten eingesetzt: Polen, Tschechien, der Slowakei und Ungarn.
<markets.supported>
Höherer Wert der erstellten Angebote
Der Zugriff auf ein umfassenderes Produktangebot und das einfache Hinzufügen ergänzender Produkte haben den Wert der Angebote gesteigert.
<sales.increased>
Breiteres an Kunden verkauftes Sortiment
Kunden begannen, auch Produkte zu kaufen, die sie zuvor bei diesem Distributor nicht bezogen hatten.
<portfolio.diversified>
Zeitersparnis für Vertriebsmitarbeiter
Das Vertriebsteam muss handschriftlich notierte Angebote nicht mehr in das ERP-System übertragen.
<time.saved>
Geringere Belastung des Kundenservice
Automatisch erstellte PDF-Dateien mit Produktspezifikationen haben die Anzahl der Anfragen an den Kundenservice reduziert.
<workload.reduced>
Besseres Kundenerlebnis
Das Angebot erreicht den Kunden als übersichtlicher, personalisierter und interaktiver Link.
<experience.improved>

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Ein Mann in einem dunklen Anzug und weißem Hemd steht drinnen an einem Fenster, lächelt leicht und hält seine Anzugjacke in den Händen. Der Hintergrund besteht aus einer orangefarbenen Wand und einer verschwommenen Stadtlandschaft durch das Fenster.