Od estetyki do efektywności / Rola Design Systemu w nowoczesnych organizacjach

Świat cyfrowych produktów rozwija się szybciej niż kiedykolwiek wcześniej. Firmy tworzą równolegle aplikacje, sklepy internetowe, panele administracyjne, moduły wewnętrzne i rozwiązania omnichannel – często w różnych zespołach, technologiach i tempie. Z czasem prowadzi to do jednego, dobrze znanego problemu: niespójności. Elementy UI różnią się między sobą, procesy projektowe zaczynają się dublować, a koszt wdrożeń rośnie wraz z każdym kolejnym ekranem.

W pewnym momencie organizacje zauważają, że dalszy rozwój wymaga uporządkowania fundamentów. Zamiast tworzyć kolejne elementy od zera, potrzebują standardów, do których mogą się odwołać wszystkie zespoły. To właśnie wtedy design system staje się jednym z najważniejszych narzędzi pozwalających rozwijać produkt szybciej, taniej, ale jednocześnie minimalizuje ryzyko błędów, redukuje zależności między zespołami i pozwala skalować produkty w sposób przewidywalny i kontrolowany.

Czym jest Design System?

Design system to nie zbiór ikon, spacingów czy przycisków. To kompletny ekosystem zasad, wzorców, komponentów i procesów, dzięki którym zespoły mogą projektować i skalować produkty wielokanałowo. Łączy on elementy UI i UX, standardy front-endowe oraz zasady współpracy w jednym, uporządkowanym środowisku.

Projektanci korzystają z niego, aby tworzyć spójne ekrany, developerzy – by wdrażać komponenty w kodzie, a product ownerzy – by planować rozwój produktu w oparciu o powtarzalne wzorce zamiast jednorazowych „wrzutek”.

Jak podkreśla Paulina Tymoszuk, Project Manager w Univio:

„Design system pomaga nam działać szybciej i spójniej. Zamiast tworzyć wszystko od nowa, korzystamy z gotowych elementów — dzięki temu cały proces staje się prostszy i bardziej przewidywalny.”

To właśnie przewidywalność i skalowalność wyróżniają design system na tle zwykłych bibliotek komponentów.

Dlaczego sama biblioteka komponentów to za mało?

Biblioteka komponentów to dobry początek, ale nie zastąpi pełnoprawnego systemu projektowego. Zapewnia dostęp do gotowych elementów UI, takich jak buttony, karty czy pola formularzy, ale zazwyczaj brakuje jej kilku kluczowych elementów:

• jasnych zasad użycia — kiedy dany komponent jest właściwym wyborem,
• kontekstu UX — jak element zachowuje się w różnych stanach i scenariuszach,
• powiązań z innymi komponentami — co z czym się łączy i w jaki sposób,
• procesów utrzymania — kto odpowiada za zmiany, wersjonowanie, aktualizacje,
• wspólnego języka dla zespołów design / dev / biznes.

W efekcie każdy zespół może interpretować bibliotekę nieco inaczej, a produkt — mimo istnienia „wspólnych komponentów” — nadal pozostaje niespójny. Design system wypełnia tę lukę: nadaje komponentom znaczenie, zamienia je w spójny język projektowania i wiąże z konkretnymi procesami w organizacji.

Rodzaje Design Systemów — porównanie trzech podejść

W zależności od skali projektu, liczby brandów oraz ambicji biznesowych, zespoły projektowe mogą zdecydować się na różne modele tworzenia Design Systemów.

W Univio wypracowaliśmy dwa podejścia, które stosujemy w pracy z klientami korzystających z takich platform jak Magento czy Univio Commerce, obok opcji budowy customowego systemu.

Porównanie typów Design Systemów

Różnice najlepiej widać w codziennej pracy zespołów. Hyvä przynosi duże korzyści tam, gdzie liczy się tempo i gotowe komponenty na Magento. DS UC świetnie sprawdza się w strukturach wielomarkowych, gdzie trzeba utrzymać spójność między dziesiątkami instancji sklepu. Customowy design system daje pełną elastyczność i dopasowanie do procesów — szczególnie wtedy, gdy produkt nie mieści się w „gotowych szablonach”.

Jak trafnie zauważa Małgorzata Furtak-Cyhowska, UX/UI Designer w Univio:

„Każde z tych rozwiązań odpowiada na inne potrzeby. Hyvä sprawdza się tam, gdzie priorytetem jest czas pracy. DS UC daje kontrolę i spójność w wielomarkowych strukturach. A customowy design system oferuje elastyczność, gdy produkt wymaga unikalnych rozwiązań. Tu nie ma jednego najlepszego podejścia — jest najlepsze podejście dla konkretnego biznesu.”

Trzy filary dobrego Design Systemu

1. Estetyka – wizualne DNA marki i fundament UI

Estetyka to nie tylko kwestia „ładnych ekranów”. W dobrze zaprojektowanym design systemie to system reguł wizualnych, który:

• zapewnia rozpoznawalność i spójność – użytkownik ma wrażenie obcowania z jedną marką, niezależnie od kanału,
• wspiera nawigację i logikę interfejsu – hierarchia treści, siatki, spacing i proporcje pomagają szybciej zrozumieć układ informacji,
• minimalizuje liczbę decyzji projektowych – projektanci nie muszą za każdym razem wymyślać wszystkiego od nowa,
• buduje wspólny język – wszyscy posługują się tymi samymi pojęciami: stylami, wariantami komponentów, zasadami użycia.

Dzięki temu design system UX staje się realnym wsparciem w projektowaniu – nie tylko estetycznego, ale przede wszystkim czytelnego i przewidywalnego interfejsu.

2. Technologia – warstwa kodowa, która zamienia projekt w realny produkt

Drugi filar to technologia, czyli wszystko to, co sprawia, że design system UX żyje nie tylko w Figma, ale również w produkcyjnej aplikacji. Obejmuje on:

• komponenty front-endowe odzwierciedlające projekt graficzny,
• spójne standardy kodowania i struktury plików,
• testowalność i możliwość ponownego użycia komponentów,
• skalowalność – łatwe dodawanie nowych wariantów i funkcji,
• wspieranie dostępności – np. odpowiednie role ARIA, kontrast, zachowanie w klawiaturze.

Dobrze wdrożony technologicznie design system oznacza, że nowe widoki powstają przez „składanie” istniejących klocków, a nie pisanie wszystkiego od zera. To ogromny zysk dla zespołów developerskich i całej organizacji.

3. Organizacja pracy – procesy, odpowiedzialność i utrzymanie

Trzeci filar decyduje o tym, czy design system jest żywym produktem, czy tylko „ładnym plikiem w Figmie”. Obejmuje on:

• jasną odpowiedzialność – kto jest właścicielem design systemu, kto podejmuje decyzje,
• proces wprowadzania zmian – jak dodaje się nowe komponenty, jak je zatwierdza, jak aktualizuje,
• komunikację i edukację – jak informujemy zespoły o zmianach, jak wdrażamy nowych członków,
• cykliczne przeglądy i rozwój – design system musi ewoluować razem z produktem,
• integrację z workflow – obecność DS w refinementach, review, ticketach, roadmapie.

Dlaczego firmy potrzebują Design Systemu?

Na początku rozwoju produktu wiele firm radzi sobie bez design systemu. Ekrany są projektowane pojedynczo, funkcje dodawane sukcesywnie, a zespoły mają pełną kontrolę nad stosunkowo małym zakresem. Z czasem jednak pojawiają się wyzwania, których nie da się ignorować.

Rosnąca złożoność produktu zaczyna generować chaos

Im więcej modułów, ekranów i wariantów interfejsu, tym większe ryzyko, że UX i UI zaczną się rozjeżdżać. Podobne problemy są rozwiązywane na różne sposoby, a użytkownik za każdym razem musi „uczyć się” produktu od nowa. Design system zatrzymuje ten proces i pozwala utrzymać spójność mimo wzrostu skali.

Wzrost kosztów developmentu i projektowania

Tworzenie komponentów od nowa w każdym projekcie lub funkcji to marnowanie czasu designerów, developerów i testerów. Design system eliminuje duplikację pracy – raz zaprojektowany i wdrożony komponent może być wykorzystywany wielokrotnie, co zmniejsza koszty i skraca czas dostarczania.

Większe tempo rozwoju produktu

Dzięki gotowym, udokumentowanym komponentom zespoły nie muszą za każdym razem ustalać podstaw: stylu przycisków, zachowania formularzy, sposobu prezentacji komunikatów. Mogą skupić się na tym, co naprawdę ważne – wartości dla użytkownika i logice biznesowej.

Spójność marki w wielu kanałach

Marki funkcjonują dziś jednocześnie w sklepie internetowym, aplikacji mobilnej, panelu klienta, systemach B2B i wewnętrznych narzędziach. Design system zapewnia, że w każdym z tych miejsc użytkownik doświadcza tej samej jakości i charakteru interfejsu.

Stabilniejsza współpraca między zespołami

Design system wprowadza jedno spójne środowisko pracy. Zamiast dyskutować o tym, „jak powinien wyglądać przycisk”, zespoły odwołują się do konkretnej definicji komponentu. To skraca komunikację, zmniejsza liczbę nieporozumień i ułatwia planowanie.

Niższa liczba błędów i większa przewidywalność

Ponieważ komponenty są testowane i wielokrotnie używane, rośnie stabilność całego systemu. Mniej jest przypadkowych różnic, a testy regresyjne koncentrują się na realnych zmianach, a nie na podstawowych elementach UI.

Łatwiejsze skalowanie produktu i organizacji

Nowe osoby w zespole szybciej „wskakują w rytm”, gdy mają dostęp do dobrze opisanych komponentów, wzorców i zasad. To szczególnie ważne w organizacjach, które rosną i rozwijają wiele produktów jednocześnie.

Lepsze doświadczenie użytkownika

Spójność, przewidywalność i klarowność interfejsu bezpośrednio przekładają się na doświadczenie użytkownika. Design system UX pomaga zbudować produkt, który jest intuicyjny, przyjazny i „używa się sam”.

Podsumowanie korzyści: dlaczego warto inwestować w Design System?

Dobrze wdrożony Design System to strategiczne narzędzie minimalizujące ryzyko i umożliwiające skalowanie produktów w sposób przewidywalny. Redukuje błędy i regresje, pozwala zespołom pracować równolegle bez konfliktów oraz przenosi decyzje projektowe i techniczne na poziom procesów i zasad. Dzięki temu organizacja zachowuje spójność doświadczenia użytkownika, stabilność kodu i kontrolę nad rozwojem produktów, jednocześnie ograniczając koszty utrzymania i ryzyko nieprzewidzianych problemów.

Jeśli Twoja organizacja rośnie, rozwijasz kilka produktów równolegle albo czujesz, że interfejs zaczyna „żyć własnym życiem”, design system może być dokładnie tym fundamentem, którego brakuje.

Chcesz porozmawiać o design systemie dopasowanym do Twojej firmy?
Zostaw kontakt – zespół Univio pomoże zaplanować i wdrożyć system, który realnie usprawni pracę Twoich zespołów.