Audyt systemu PIM – kiedy warto go zlecić, co powinien zawierać i czego się spodziewać?

Systemy PIM (Product Information Management) są dziś jednym z kluczowych elementów zaplecza e-commerce i sprzedaży wielokanałowej. Odpowiadają za jakość, kompletność i spójność danych produktowych wykorzystywanych w sklepach internetowych, platformach B2B, marketplace’ach oraz w pracy zespołów handlowych i marketingowych. Pracujemy często z firmami, które posiadają system PIM od kilku lat, ale korzystają z niego w ograniczonym zakresie albo niemal wcale. Powód jest zwykle podobny – system nie spełnia oczekiwań biznesowych, jest trudny w obsłudze lub nie wspiera realnych procesów sprzedażowych.

Rozwiązania takie jak Pimcore czy Ergonode oferują duże możliwości, ale tylko wtedy, gdy są właściwie skonfigurowane i rozwijane. W przeciwnym razie PIM staje się kolejnym systemem IT, który generuje koszty i frustrację użytkowników. W takiej sytuacji audyt jest pierwszym krokiem do uporządkowania pracy z danymi produktowymi.

Kiedy warto wykonać audyt PIM-a?

Audyt aplikacji klasy PIM funkcjonującej już w Twojej firmie stanowi pierwszy krok w procesie jej optymalizacji. Audyt to nie tylko analiza, ale przede wszystkim diagnoza i rekomendacje dotyczące tego, co zrobić, by system PIM działał niezawodnie, był bezpieczny i dostosowany do indywidualnych potrzeb klienta.

Audyt PIM-a warto rozważyć zawsze wtedy, gdy system funkcjonuje w organizacji od dłuższego czasu i pojawiają się wątpliwości co do jego efektywności. Najczęstsze przesłanki to:

• spadek wydajności systemu – wolne wyszukiwanie, długie importy, błędy zapisu danych,
• trudności w obsłudze wielu rynków, języków i kanałów sprzedaży,
• rosnące koszty utrzymania i rozwoju systemu,
• planowana rozbudowa, aktualizacja wersji lub migracja do chmury.

Audyt pozwala odpowiedzieć na pytanie, w jakim stopniu PIM wspiera realizację celów biznesowych firmy. Chodzi o sprawdzenie, czy system faktycznie przyspiesza wprowadzanie produktów na rynek, ułatwia pracę handlowców i zespołów marketingowych oraz pozwala sprawnie zarządzać ofertą w wielu kanałach. Audyt pokazuje też, które problemy wynikają z ograniczeń technologicznych, a które z błędnych decyzji konfiguracyjnych lub nieoptymalnych procesów.

Kiedy klienci zgłaszają się do nas w temacie audytów PIM?

Klienci najczęściej zgłaszają się do nas wtedy, gdy system PIM funkcjonuje w organizacji od kilku lat, ale nie spełnia oczekiwań biznesowych, z którymi był wdrażany. PIM działa technicznie, jednak jego obsługa jest czasochłonna, wymaga wielu ręcznych działań i nie wspiera efektywnie zespołów handlowych, marketingowych ani e-commerce.

Audyt pojawia się również w momentach przełomowych dla organizacji – przed planowaną aktualizacją wersji systemu, migracją do chmury, rolloutem PIM na kolejne rynki lub przy zmianie dostawcy technologicznego. W takich sytuacjach firmy chcą rzetelnie ocenić stan obecnego rozwiązania, skalę ryzyk oraz koszty dalszego rozwoju.

Częstym impulsem do audytu są także problemy we współpracy z dostawcą systemu: ograniczona responsywność, brak proaktywnego wsparcia, narastające koszty niewynikające ze zmiany zakresu projektu oraz rozbieżność między obietnicami a realnymi efektami wdrożenia. Audyt pozwala wówczas uporządkować sytuację i przygotować się do świadomych decyzji dotyczących dalszych kroków.

Karolina Kaczor
Head of Delivery / PIM Expert, Univio

Co obejmuje audyt systemu PIM?

Audyty składają się z dwóch części: części technicznej oraz funkcjonalnej.

Część techniczna audytu:

• weryfikacja jakości kodu funkcjonalności dedykowanych  – dokładnie analizujemy niestandardowe rozszerzenia i dostosowania, aby ocenić ich jakość oraz wpływ na ogólną funkcjonalność systemu,
• weryfikacja rozszerzeń i modyfikacji interfejsów API – badamy interfejsy REST API / GraphQL, które są kluczowe dla integracji z innymi systemami i aplikacjami,
• weryfikacja pokrycia i jakości testów automatycznych – oceniamy, czy istniejące testy są wystarczające do zapewnienia ciągłości i niezawodności działania aplikacji,
• weryfikacja implementacji zewnętrznych wtyczek z marketplace Pimcore / Ergonode / Akeneo – zapewnienie, że używane wtyczki nie wprowadzają do systemu potencjalnych zagrożeń ani nie powodują konfliktów. Pomaga też ocenić, które wtyczki mogą wymagać aktualizacji lub wymiany na bardziej odpowiednie,
• ocena procesu aktualizacji wersji systemu – – analizujemy zależności i potencjalne wyzwania związane z aktualizacją systemów PIM, aby zaplanować najbardziej efektywną ścieżkę upgrade’u aplikacji, jeśli ta jest konieczna,
• ocena możliwości migracji do rozwiązań chmurowych – – doradzamy w kwestii przeniesienia aplikacji do modelu SaaS lub innej formy hostingu w chmurze, uwzględniając specyfikę działalności.

Część funkcjonalna audytu:

• model danych – oceniamy efektywność wykorzystania struktur danych, aby optymalizować zarządzanie informacją produktową.
• Ocena poprawności wykorzystania wielojęzyczności i dystrybucji danych – analizujemy, jak systemy PIM zarządzają informacjami na różne rynki i w różnych językach.
• Weryfikacja mechanizmów automatyzacji i reguł biznesowych – badamy, jak w systemach PIM wykorzystywane są mechanizmy automatyzacji, takie jak reguły biznesowe, workflow i inne narzędzia do zarządzania danymi.
• Ocena wykorzystania funkcjonalności systemów PIM – dokładnie analizujemy, czy wszystkie dostępne narzędzia i funkcje są wykorzystywane w pełni, aby zwiększyć efektywność zarządzania informacją o produkcie.

Co zawiera raport z audytu systemu PIM?

Efektem audytu jest szczegółowy raport, który stanowi konkretną podstawę do podjęcia decyzji dotyczących dalszego rozwoju systemu PIM: zakresu niezbędnych zmian technicznych, priorytetów funkcjonalnych, aktualizacji wersji, migracji do chmury lub ewentualnej zmiany dostawcy systemu.

Raport zawiera m.in.:

• ocenę stanu technicznego aplikacji, w tym jakości kodu, wydajności i wykorzystania zasobów,
• analizę funkcjonalności wraz z rekomendacjami usprawnień,
• listę zidentyfikowanych problemów i luk w bezpieczeństwie,
• propozycje dotyczące aktualizacji PIM, zmiany zakresu współpracy z obecnym dostawcą lub przygotowania do zmiany dostawcy,
• plan działań z priorytetami, który można wykorzystać w rozmowach z działem IT, partnerami technologicznymi oraz zarządem przy planowaniu budżetu i dalszego rozwoju systemu.

Jakie problemy spotykamy w audytowanych systemach PIM?

W audytowanych systemach PIM najczęściej spotykamy problemy, które narastały stopniowo i przez długi czas pozostawały nierozwiązane. Do najczęstszych należą zbyt skomplikowany lub nieczytelny model danych, brak jasno zdefiniowanych reguł biznesowych oraz niewykorzystanie natywnych mechanizmów automatyzacji dostępnych w systemie.

Po stronie technicznej często identyfikujemy rozbudowane funkcjonalności dedykowane, które utrudniają aktualizację PIM-a, zwiększają koszty utrzymania i wpływają na stabilność systemu. Zdarza się również brak testów automatycznych, problemy z wydajnością oraz ograniczona kontrola nad integracjami z innymi systemami, takimi jak ERP czy platformy e-commerce.

Z perspektywy biznesowej szczególnie istotne są trudności w skalowaniu systemu – zwłaszcza przy rolloutach na kolejne rynki – oraz brak realizacji założonych KPI. System PIM formalnie działa, ale nie skraca czasu wprowadzania produktów na rynek, nie poprawia jakości danych produktowych i nie wspiera sprzedaży w zakładanym zakresie. Audyt pozwala te problemy jasno zidentyfikować, określić ich przyczyny i wskazać możliwe kierunki dalszego rozwoju lub zmiany rozwiązania.

Karolina Kaczor
Head of Delivery / PIM Expert, Univio

Czego można się spodziewać po audycie?

Po audycie firma otrzymuje jasną informację:

• które elementy systemu wymagają poprawy,
• jakie zmiany przyniosą największy efekt biznesowy,
• które działania są szybkie, a które wymagają dłuższego projektu.

Audyt porządkuje wiedzę o systemie PIM i pozwala zaplanować jego dalszy rozwój w oparciu o fakty, a nie przypuszczenia.

Jak długo trwa audyt?

Czas trwania audytu jest uzależniony od skomplikowania systemu oraz szybkości otrzymania niezbędnych dostępów do systemu PIM i innych zintegrowanych z nim aplikacji.

Szacujemy, że cały proces audytu zajmie od 3 do 5 tygodni, co pozwoli na dokładną i kompleksową analizę.

Naszym celem jest zapewnienie, że każdy aspekt systemu zostanie starannie oceniony, aby nasi klienci mogli podjąć informowane decyzje dotyczące przyszłości swoich systemów PIM.

Zapytaj nas o audyt PIM

Jeżeli ten temat jest dla Ciebie istotny i chcesz sprawdzić, w jakim stanie jest Twój system PIM, porozmawiać o zakresie audytu, jego kosztach oraz realnych efektach, jakie może przynieść Twojej organizacji – zapraszamy do kontaktu z naszym zespołem PIM.

Na podstawie krótkiej rozmowy jesteśmy w stanie określić, czy audyt ma sens w Twoim przypadku i jaki zakres będzie najbardziej adekwatny.

Skontaktuj się z nami poprzez formularz kontaktowy.