Cyfrowa transformacja w firmach produkcyjno-handlowych – od czego zacząć? 

Cyfrowa transformacja już dawno przestała być jedynie trendem, a stała się strategicznym krokiem dla firm produkcyjno-handlowych, które chcą utrzymać konkurencyjność i elastyczność w zmieniającym się otoczeniu rynkowym. Mimo to wiele przedsiębiorstw wciąż zadaje sobie podstawowe pytanie: od czego właściwie zacząć? Czy priorytetem powinny być nowe technologie, reorganizacja procesów, a może rozwój kompetencji zespołu?  

W naszym artykule przyglądamy się kluczowym aspektom rozpoczęcia transformacji cyfrowej – w sposób przemyślany, dostosowany do realiów branży i możliwy do wdrożenia krok po kroku. Tekst kierujemy do właścicieli, dyrektorów i menedżerów oraz specjalistów, którzy mierzą się z wyzwaniami cyfryzacji w branży produkcyjno-handlowej.  

Czym jest cyfrowa transformacja i dlaczego jest kluczowa?  

Cyfrowa transformacja to proces, w którym przedsiębiorstwa wykorzystują technologie cyfrowe do fundamentalnego przeobrażenia swoich operacji, modeli biznesowych i kultury organizacyjnej, aby dostosować się do zmieniającego się otoczenia i zwiększyć swoją wartość.  

W praktyce zaczyna się od fundamentów: cyfrowy obieg dokumentów i akceptacji, single source of truth dla danych produktowych (PIM), integracje ERP/CRM/WMS zamiast ręcznych eksportów, automatyczne raportowanie KPI, uporządkowana komunikacja (intranet + Teams/Slack z jasnymi zasadami) oraz cyfryzacja sprzedaży: wdrożenie platformy e-commerce B2B, kanał D2C, zarządzanie stanami magazynowymi i e‑faktury. Rozwiązania i automatyzacje oparte o AI czy robotyzacja mają sens dopiero wtedy, gdy te podstawy działają i są zasilane rzetelnymi danymi. 

Jest to ważne ze względu na szereg korzyści, takich jak: 

• krótszy time‑to‑market i mniej błędów, 
• niższy koszt operacyjny dzięki automatyzacji, 
• decyzje oparte na danych w czasie rzeczywistym, 
• nowe przychody (nowe kanały sprzedaży, usługi do produktów, systemy predykcyjne), 
• lepsze doświadczenia klientów i możliwość ich lojalizacji 
• silniejsza przewaga konkurencyjna 

Kluczowe obszary transformacji cyfrowej w przedsiębiorstwach  

Transformacja cyfrowa dotyka wielu aspektów funkcjonowania firmy. Można wyróżnić trzy główne obszary: 

• Obszar zewnętrzny: nowe kanały i usługi cyfrowe, konfiguratory, statusy zamówień z automatycznymi powiadomieniami, portal B2B.  
• Obszar wewnętrzny: integracja systemów, automatyzacja raportowania, standaryzacja danych, przejrzyste KPI. 
• Obszar holistyczny (strategiczny): monetyzacja danych, usługi do produktów, integracje z partnerami.  

Ocena dojrzałości cyfrowej – gdzie Twoja firma się znajduje?  

Zrozumienie aktualnego poziomu dojrzałości cyfrowej firmy jest punktem wyjścia do planowania transformacji. Miara Dojrzałości Cyfrowej (Digital Maturity Measure – DMM) to narzędzie, które pozwala zobrazować poziom zaawansowania cyfrowego przedsiębiorstwa w dwóch obszarach: zarządzania i zaawansowania technologicznego.  

DMM opiera się na dwóch wskaźnikach: 

• DM (Digitalization Measure) – na ile cyfrowe są procesy zarządcze, 
• TAM (Technological Advancement Measure) – jak zaawansowane technologicznie są rozwiązania stosowane w firmie. 

DM – procesy zarządcze (przykłady): 

• Budżet i KPI cyfryzacji: przeglądane co miesiąc na danych z systemu (nie w ręcznych Excelach). 
• Zarządzanie danymi: właściciele danych (data owners), słownik pojęć, reguły walidacji, procedury korekt. 
• Zakupy i finanse: zapotrzebowanie → akceptacje → PO → 3‑way match w systemie, limity i ścieżki. 
• Zarządzanie portfelem inicjatyw: roadmapa, właściciele, mierniki, decyzje „skaluj / popraw / zamknij”. 
• Bezpieczeństwo: polityki dostępu, MFA, szkolenia i testy phishingowe, regularny przegląd uprawnień. 
• Komunikacja i odpowiedzialność: jasne RACI dla procesów cyfrowych, intranet z aktualnymi procedurami. 

TAM – zaawansowanie technologiczne (przykłady): 

• Integracje: API/ESB i web‑hooki zamiast ręcznych importów; monitor błędów integracji. 
• Dane produktowe: system PIM jako „single source of truth” z walidacją atrybutów i workflow publikacji. 
• Automatyzacja biurowa: OCR faktur, e‑podpis, elektroniczne obiegi, automatyczne etykiety przewoźników. 
• Dane i analityka: hurtownia/ELT, harmonogramy zasileń, dashboardy samoobsługowe (BI), katalog danych. 
• Łańcuch dostaw i sprzedaż: EDI z kluczowymi partnerami; portal B2B/D2C z aktualną dostępnością i cenami. 
• Niezawodność i odtwarzanie: RPO/RTO z testami backupów, monitoring i alerting kluczowych usług. 

Prosta skala oceny (0–3) dla każdego przykładu: 

0 – brak / ręcznie • 1 – ad‑hoc / częściowo • 2 – powtarzalne i udokumentowane • 3 – zintegrowane, mierzone i stale doskonalone. 

Jak zbierać dowody: zrzuty z systemów, logi integracji, wyniki testów backupu, raporty BI, polityki i procedury z intranetu, próbki danych z PIM/ERP. 

Szybka lista kontrolna (tak/nie): 

• kluczowe procesy opisane i mierzone, 
• jedeno „źródło prawdy” dla danych produktowych/klienckich, 
• integracje systemów zamiast ręcznych eksportów, 
• mierniki efektywności (OEE, OTIF, lead time, % reklamacji), 
• bezpieczeństwo danych i kopie zapasowe, 
• kompetencje cyfrowe zespołu zaplanowane i rozwijane. 

Główne wyzwania i bariery w transformacji cyfrowej  

Polskie firmy wciąż mierzą się z pewnymi wyzwaniami cyfryzacji. Badanie Comarch ERP i PMR Market Expert z 2024 roku wykazało, że papierowe dokumenty i ręczne zbieranie danych produkcyjnych są nadal często spotykane w polskich średnich i dużych przedsiębiorstwach; aż 38% firm przechowuje i przesyła dokumenty w formie papierowej. Wiele firm łączy nowoczesne technologie z arkuszami kalkulacyjnymi lub tradycyjnymi metodami zapisywania danych, co utrudnia powtarzalność działań. Dyrektorzy IT z branży produkcyjnej i transportowej wskazują na potrzebę zbierania danych z maszyn do planowania produkcji i automatyzacji procesów, które obecnie często są wykonywane półautomatycznie lub ręcznie. 

Kluczowe wyzwania IT dla firm to bezpieczeństwo, integracja systemów oraz redukcja kosztów. Integracja różnorodnych systemów IT jest jednym z głównych problemów, a dążenie do ich ujednolicenia lub tworzenia uniwersalnych rozwiązań jest powszechne. Mimo rosnącej presji na wdrażanie technologii AI, blisko połowa dużych i średnich przedsiębiorstw nie potrafi wskazać konkretnych obszarów zastosowania sztucznej inteligencji, choć oczekiwania wobec AI koncentrują się na poprawie analizy danych i obniżeniu kosztów operacyjnych. Obawy dotyczące wiarygodności, efektywności AI, wysokie koszty i bezpieczeństwo danych stanowią istotne bariery.  

Do tego dochodzą wyzwania organizacyjne: komunikacja wewnętrzna w wielu firmach wciąż opiera się głównie na e-mailach, co spowalnia przepływ informacji i utrudnia współpracę zespołów. Projekty często prowadzone są bez nowoczesnych narzędzi i sprawdzonych metodyk, co zwiększa ryzyko opóźnień i błędów. Dane przechowywane są w rozproszony sposób – w różnych systemach, plikach czy działach, co uniemożliwia ich całościową analizę i wykorzystanie do korygowania strategii biznesowej. 

Rola konsultingu i współpracy w początkowej fazie transformacji  

Transformacja cyfrowa w firmach produkcyjno-handlowych to temat, który coraz trudniej ignorować. Choć brzmi jak skomplikowany proces i w wielu przypadkach rzeczywiście taki jest, coraz więcej firm zdaje sobie sprawę, że nie muszą przechodzić tej drogi samotnie. Wsparcie z zewnątrz, zwłaszcza ze strony doświadczonych konsultantów, może znacząco ułatwić nie tylko start, ale i sprawne przejście przez kolejne etapy cyfryzacji. 

Oto pięć kluczowych kroków w cyfrowej transformacji i sposób, w jaki konsulting może realnie pomóc na każdym z nich. 

1. Uświadomienie potrzeb i wyznaczenie priorytetów 
Na tym etapie wiele firm, szczególnie małych i średnich, ma trudności z określeniem celów cyfryzacji. Konsultanci wspierają organizacje poprzez edukację na temat aktualnych trendów, organizację warsztatów strategicznych oraz pomoc w identyfikacji najważniejszych obszarów wymagających zmian, takich jak bezpieczeństwo danych czy integracja systemów. 

Rola konsultingu: edukacja, prowadzenie warsztatów branżowych 

2. Diagnoza technologiczna i procesowa 
Przed podjęciem konkretnych działań konieczne jest rzetelne zmapowanie stanu obecnego. Doradcy przeprowadzają pogłębioną analizę technologii, procesów oraz struktury danych, identyfikując luki i potencjał rozwoju. Przykładem mogą być audyty i strategie danych oferowane przez firmy takie jak Univio. 

Rola konsultingu: analiza danych, audyty, wywiady z pracownikami 

3. Opracowanie strategii i planu działania 
Na podstawie diagnozy, eksperci pomagają w opracowaniu spójnej strategii cyfryzacji oraz planu wdrożenia. Dzięki doskonałej znajomości rynku i dostępnych rozwiązań, konsultanci dopasowują je do specyfiki danej firmy, wspierając ich integrację z istniejącymi procesami. 

Rola konsultingu: modelowanie teoretyczne, adaptacja do realiów firmy 

4. Etap pilotażowy 
Pilotaż to moment testowania wybranych rozwiązań w kontrolowanej skali. Konsultanci odgrywają kluczową rolę w implementacji i zarządzaniu zmianą – pomagają pokonywać opór pracowników, wspierają kadrę kierowniczą i koordynują działania projektowe.  

Rola konsultingu: zarządzanie wdrożeniem i zmianą organizacyjną 

5. Ewaluacja i skalowanie 
Po wdrożeniu istotne jest systematyczne monitorowanie efektów. Konsultanci pomagają w ocenie skuteczności poprzez analizę wskaźników KPI, tworzenie raportów oraz identyfikację kolejnych obszarów do usprawnień.  

Rola konsultingu: monitoring KPI, analiza danych, rekomendacje dalszych działań 

Coraz więcej firm, zwłaszcza produkcyjnych, decyduje się na wsparcie ekspertów. I trudno się dziwić. Dobrze przeprowadzona transformacja cyfrowa to nie tylko technologia, ale przede wszystkim ludzie, procesy i mądre decyzje. 

Rekomendowane pierwsze kroki dla firm produkcyjno-handlowych  

Rozpoczęcie cyfrowej transformacji może wydawać się przytłaczające, ale strategiczne podejście i skupienie się na kluczowych obszarach może znacząco ułatwić ten proces. 

Przeprowadź audyt dojrzałości cyfrowej 

Odkryj, na jakim etapie znajduje się Twoja firma w kontekście wykorzystania technologii cyfrowych w zarządzaniu i operacjach. Pozwoli to zidentyfikować obszary wymagające natychmiastowej interwencji. Wsparciem na tym etapie może być partner konsultingowy, który poprowadzi ten proces od początku do końca.  

Zdefiniuj strategię danych 

Sprawdź najskuteczniejsze sposoby wykorzystania danych i generowania nowych spostrzeżeń. Firmy muszą kompleksowo integrować dane z różnych źródeł i stosować zaawansowane narzędzia analityczne, aby podejmować autonomiczne decyzje. 

Zabezpiecz dane  

Wdrażanie nowych technologii musi iść w parze z zapewnieniem bezpieczeństwa cyfrowego i ochroną danych. Bezpieczne przechowywanie informacji to priorytet. 

Inwestuj w kompetencje cyfrowe pracowników 

Zapewnij kompleksowe szkolenia dla kadry zarządzającej i regularnych pracowników w zakresie zaawansowanych kompetencji cyfrowych, zarządzania danymi i planowania strategicznego. To pozwoli zniwelować braki wiedzy i opór przed zmianami. 

Rozważ automatyzację procesów 

Skup się na obszarach, w których automatyzacja może przynieść szybkie korzyści, np. w procesach produkcyjnych lub usługowych, które są powtarzalne i mogą być zoptymalizowane pod kątem wydajności i kosztów. Przykładem może być wykorzystanie czujników i robotów do monitorowania i usprawniania linii produkcyjnych. 

Współpracuj z ekspertami 

Nie wahaj się korzystać z usług firm konsultingowych w zakresie transformacji cyfrowej, takich jak np. Univio. Mogą oni zapewnić strategiczne wsparcie, pomóc w wyborze odpowiednich technologii i procesów, a także wdrożyć je, minimalizując ryzyko i maksymalizując korzyści. 

Przyszłość cyfrowej transformacji  

Cyfrowa transformacja to nie jednorazowy projekt, lecz stały proces adaptacji do zmieniającego się świata. Przyszłość należy do firm, które potrafią zarządzać danymi, automatyzować procesy i szybko reagować na zmiany rynkowe. Inwestycje w technologie i wiedzę stają się fundamentem konkurencyjności – nie jutro, ale już dziś. 

Jeśli Twoja firma szuka konkretnego planu działania – Univio oferuje wsparcie na każdym etapie transformacji: od audytu, przez strategię, aż po wdrożenie.  

Skorzystaj z doświadczenia naszych ekspertów i postaw na rozwój oparty na danych. Cyfrowa przyszłość zaczyna się teraz – zrób pierwszy krok i porozmawiaj z naszymi ekspertami.