Cyfrowy Paszport Produktu – co musisz wiedzieć i jak się przygotować?

Cyfrowy Paszport Produktu (Digital Product Passport, DPP) to rozwiązanie, które już niedługo stanie się codziennością dla firm w Unii Europejskiej. Wraz z nowymi regulacjami UE, produkty będą musiały „zyskać” swój cyfrowy dokument, zawierający szczegółowe dane z każdego etapu cyklu życia: od surowca po recykling. To nie tylko wymóg Zielonego Ładu – to także szansa na przewagę rynkową, budowanie zaufania i realną transparentność.

Co to jest Cyfrowy Paszport Produktu?

Cyfrowy Paszport Produktu to elektroniczna „metryka”, która zawiera szczegółowe informacje o produkcie, takie jak:

• skład i komponenty produktu,
• poziom wykorzystania materiałów z recyklingu,
• obecność substancji niebezpiecznych,
• dane dotyczące pochodzenia i etapów produkcji,
• informacje o śladzie węglowym, zużyciu energii, wody,
• instrukcje dotyczące naprawy i ponownego użycia,
• certyfikaty i potwierdzenia zgodności,
• historia produktu, w tym transport i metody dystrybucji.

Celem DPP jest ułatwienie świadomych wyborów konsumenckich, wsparcie gospodarki o obiegu zamkniętym oraz walka z greenwashingiem i podróbkami.

DPP z perspektywy konsumenta

Wyobraź sobie, że stoisz w sklepie i wybierasz nową bluzę albo dziecięce body. Przy metce znajduje się niewielki kod QR. Skanujesz go telefonem i – zamiast marketingowych ogólników – dostajesz prawdziwe fakty:

• gdzie rosła bawełna użyta w produkcie,
• czy farbowanie tkaniny spełniało ekologiczne normy,
• kto był producentem,
• czy produkt posiada certyfikaty (np. GOTS, OEKO-TEX),
• jak bezpiecznie wyprać i jak zutylizować ubranie, gdy się zużyje.

To nie przyszłość – taki poziom transparentności i kontroli już za chwilę będzie rynkowym standardem. Dzięki Cyfrowemu Paszportowi Produktu, konsument może podejmować świadome decyzje, unikać greenwashingu i wspierać firmy, które dbają o odpowiedzialną produkcję.

DPP z perspektywy producenta

Dla producenta DPP to nie tylko obowiązek, ale też szansa – choć wdrożenie wymaga uporządkowania i digitalizacji danych produktowych.

Wyobraź sobie, że zarządzasz marką odzieżową eksportującą do UE. Nowe regulacje wymagają, by każdy produkt miał swój cyfrowy „dowód osobisty”. Musisz zebrać szczegółowe dane od wszystkich dostawców, zadbać o ich aktualność i spójność. Część informacji musisz regularnie aktualizować – np. gdy zmieniasz dostawcę surowca lub wprowadzasz nowy certyfikat.

Najpierw weryfikujesz, jakie dane już masz i gdzie są „dziury”. Po uzupełnieniu braków i stworzeniu paszportów dla swoich produktów, możesz nie tylko spełnić wymogi prawa, ale też pokazać partnerom i klientom, że Twoja marka naprawdę jest transparentna i odpowiedzialna. Prace z danymi produktowymi może znacznie usprawnić skorzystanie z systemu PIM, szczególnie kiedy wykorzystamy w nim funkcjonalności oparte o AI.

Efekt po wdrożeniu DPP? Wzmocnienie zaufania do marki i lepsza pozycja konkurencyjna – szczególnie w branżach, gdzie konsumenci coraz bardziej doceniają autentyczność i konkretne dane.

Kogo i od kiedy dotyczy obowiązek wdrożenia DPP?

W pierwszej kolejności DPP obejmie m.in. branżę tekstylną, elektronikę, baterie, meble oraz wybrane sektory budowlane i chemiczne. Pierwsze obowiązki wejdą w życie już od 2026 roku – w zależności od rodzaju produktu i harmonogramu regulacji.

Nowe wyzwania, nowe szanse – jak się przygotować do Cyfrowego Paszportu Produktu?

Wprowadzenie DPP oznacza konieczność zebrania i uporządkowania dużej ilości danych o produkcie, często pochodzących z różnych działów i od wielu dostawców. Warto już teraz przeanalizować, jak te procesy wyglądają w Twojej organizacji.

Systemy do zarządzania informacją produktową (PIM – Product Information Management) mogą w tym bardzo pomóc, ułatwiając centralizację, aktualizację i udostępnianie danych. Jednak nie są one jedynym sposobem – najważniejsze, by dane były rzetelne, dostępne i łatwe do prezentacji w wymaganym formacie.

„DPP nie oznacza rewolucji technologicznej, lecz konsekwentną ewolucję w zarządzaniu danymi produktowymi. Każda firma może zacząć od tego, co już ma – najważniejsza jest spójność i jakość informacji.”

Karolina Kaczor, Head of Delivery obszaru PIM, Univio

Obejmuje mnie obowiązek DPP – od czego zacząć? [Checklista]

1. Zidentyfikuj, które produkty obejmie obowiązek DPP – Sprawdź harmonogramy wdrożenia i wymagania dla swojej branży. Rozporządzenie UE znajdziesz tutaj: https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2024/1781
   
2. Przeanalizuj, jakie dane o produktach już zbierasz – Określ, czy dane są kompletne i gdzie są przechowywane.
   
3. Wskaż osoby odpowiedzialne za dane produktowe – Wyznacz właścicieli procesów i główne źródła danych.
   
4. Zdecyduj, jak będziesz gromadzić i udostępniać dane Czy potrzebujesz nowego narzędzia, czy możesz wykorzystać obecne rozwiązania?
   
5. Zadbaj o szkolenia zespołu i komunikację z partnerami – Zespół musi znać nowe obowiązki, a partnerzy – zasady wymiany danych.
   
6. Regularnie monitoruj zmiany w przepisach – DPP to proces dynamiczny – bądź na bieżąco z aktualizacjami regulacji.

„Każda organizacja jest na innym etapie cyfrowej dojrzałości. Kluczem jest stworzenie procesu, który pozwoli na systematyczne zbieranie i aktualizowanie danych produktowych – niekoniecznie od razu w zaawansowanych systemach.”

Kamila Wiercińska, Project Manager PIM, Univio

Jak Univio może wesprzeć Twoją firmę?

• Analizujemy gotowość organizacji do wdrożenia DPP i pomagamy zidentyfikować luki w danych.
• Pomagamy usprawnić zarządzanie informacją produktową (wdrożenie lub optymalizację systemów PIM – w tym rozwój o funkcjonalności oparte o AI, które pomagają w kontrolowaniu zgodności z DPP).
• Automatyzujemy i ułatwiamy gromadzenie, aktualizację i raportowanie danych zgodnie z wymaganiami DPP.

„Wdrożenie cyfrowego paszportu produktu to nie tylko spełnienie nowych wymagań prawnych. To szansa, by poukładać procesy wokół danych produktowych tak, by służyły zarówno biznesowi, jak i klientom. Kluczowa jest mapa procesów i jasny podział odpowiedzialności – warto zacząć od prostych rozwiązań, a dopiero potem myśleć o automatyzacji i integracji z systemami IT.”

Damian Gierczak, Head of B2B Transformation, Univio

Cyfrowy Paszport Produktu / FAQ: najczęstsze pytania praktyczne

Czy Cyfrowy Paszport Produktu oznacza konieczność wdrożenia nowego oprogramowania lub zmiany systemów IT?

Nie zawsze, ale w wielu firmach dotychczasowy sposób zarządzania danymi może okazać się niewystarczający. Duże znaczenie ma centralizacja informacji oraz możliwość automatycznej aktualizacji danych. Wdrożenie systemu PIM lub integracja obecnych rozwiązań może znacznie ułatwić spełnienie nowych wymogów i zminimalizować ryzyko błędów.

Jak wygląda audyt zgodności z wymogami Cyfrowego Paszportu Produktu?

Audyt polega na sprawdzeniu, czy Twoje produkty mają kompletny i aktualny cyfrowy paszport oraz czy udostępnione dane są zgodne z wymaganiami UE. Weryfikowana jest nie tylko zawartość informacji, ale też sposób ich gromadzenia, aktualizacji i udostępniania (np. poprzez kod QR na produkcie). Często audyt obejmuje również kontrolę komunikacji z partnerami w łańcuchu dostaw.

Jak konsumenci korzystają z Cyfrowego Paszportu Produktu w praktyce?

W praktyce klient może np. w sklepie zeskanować kod QR lub użyć aplikacji mobilnej, by sprawdzić szczegółowe dane o produkcie: pochodzenie, certyfikaty, wpływ środowiskowy czy instrukcje recyklingu. To rozwiązanie staje się coraz bardziej popularne i oczekiwane przez konsumentów świadomych ekologicznie.

Czy Cyfrowy Paszport Produktu jest tylko dla dużych firm?

Nie – obowiązki dotyczą wszystkich, którzy wprowadzają produkty na rynek UE, także małe i średnie firmy. W przypadku mniejszych firm warto skorzystać z prostych narzędzi do zarządzania danymi, a niekoniecznie od razu wdrażać rozbudowane systemy.

Jak uniknąć błędów i chaosu w gromadzeniu danych do DPP?

Najważniejsze to postawić na uporządkowane procesy, jasny podział odpowiedzialności i automatyzację tam, gdzie to możliwe. Warto zacząć od prostych narzędzi, a w miarę wzrostu potrzeb rozważyć wdrożenie systemu PIM lub współpracę z partnerem technologicznym, który pomoże zaprojektować cały proces.

Czy Cyfrowy Paszport Produktu pozwala ograniczyć ryzyko greenwashingu i podróbek?

Tak, transparentność i łatwy dostęp do informacji (weryfikowanych na każdym etapie życia produktu) ograniczają ryzyko stosowania nieprawdziwych deklaracji czy podrabiania towarów. DPP pomaga budować zaufanie i wspiera podejmowanie świadomych decyzji zakupowych.

Jakie są konsekwencje braku zgodności z DPP?

Brak zgodności może skutkować m.in.:

• karami finansowymi,
• czasowym zakazem sprzedaży na rynku UE,
• utratą zaufania konsumentów i partnerów,
• problemami z certyfikacją oraz udziałem w przetargach czy współpracy z międzynarodowymi kontrahentami.

Jak często trzeba aktualizować dane w Cyfrowym Paszporcie Produktu?

Aktualizacja danych jest wymagana zawsze wtedy, gdy zmienia się np. dostawca surowca, proces produkcyjny lub certyfikaty. Najlepszą praktyką jest regularne przeglądanie informacji i wdrożenie procesów, które wymuszają aktualizację przy każdej istotnej zmianie.

Czy DPP można wdrożyć „na skróty”, tylko dla wybranych produktów?

Nie – zgodność musi dotyczyć wszystkich produktów objętych regulacjami UE. Wyjątki i szczegółowe wymagania określają akty prawne – warto je na bieżąco śledzić lub skorzystać z doradztwa doświadczonych ekspertów.

Cyfrowy Paszport Produktu – Case Study

Wyobraźmy sobie firmę X –  średniej wielkości producent odzieży z Polski, który eksportuje swoje bluzy i t-shirty na rynki UE. W 2026 roku wybrane produkty firmy zostają objęte obowiązkiem posiadania Cyfrowego Paszportu Produktu. Jak to wygląda krok po kroku?

Identyfikacja zakresu obowiązku
Firma X sprawdza, które produkty muszą mieć DPP oraz jakie dokładnie dane są wymagane (skład, pochodzenie surowców, procesy produkcyjne, certyfikaty, instrukcje recyklingu).

Zebranie danych
Zespół ds. jakości i rozwoju produktu przygotowuje listę wszystkich wymaganych informacji.
Okazuje się, że część danych (np. o certyfikatach bawełny czy szczegółach farbowania) posiadają tylko wybrani dostawcy. Konieczne jest ujednolicenie komunikacji i wprowadzenie dodatkowych wymagań wobec partnerów.

Centralizacja informacji
Firma korzysta z prostego narzędzia do zarządzania danymi produktowymi (excel + chmura), ale rozważa wdrożenie PIM, bo liczba danych szybko rośnie, a ich aktualność staje się kluczowa. Dzięki wdrożeniu PIM, usprawnia się proces zbierania i aktualizacji danych od dostawców oraz wewnątrz firmy.

Tworzenie Cyfrowego Paszportu Produktu
Każda bluza otrzymuje unikalny kod QR na metce.
Po zeskanowaniu kodu konsument widzi informacje o: składzie i pochodzeniu tkaniny (np. bawełna organiczna z Turcji, certyfikat GOTS), procesie produkcji (szwalnia w Polsce, ekologiczne barwniki), sposobie prania i recyklingu, śladzie węglowym produktu oraz możliwości naprawy.

Aktualizacja i zgodność
Firma na bieżąco aktualizuje dane w cyfrowych paszportach – np. jeśli zmieni się dostawca materiału. Firma X przechodzi pomyślnie audyt regulatora UE, a klienci doceniają możliwość szybkiego sprawdzenia „cyfrowej historii” produktu.

Efekt?
Zespół firmy X przyznaje, że wdrożenie DPP było sporym wyzwaniem organizacyjnym, ale wzmocniło zaufanie do marki, a uporządkowanie danych pozwoliło szybciej reagować na zmiany rynku i oczekiwania klientów.
Firma zyskała przewagę na rynkach Europy Zachodniej, gdzie konsumenci coraz częściej wybierają transparentne i odpowiedzialne marki.
Proces centralizacji danych produktowych pozwolił ograniczyć liczbę reklamacji i pomyłek w informacjach.