Jak wdrożyć system PIM? Zacznij od RFP 

Planujesz wdrożenie systemu PIM? Zanim wybierzesz dostawcę, poznaj najlepsze praktyki, które pomogą Ci uniknąć kosztownych błędów. 

Wdrożenie systemu PIM – Product Information Management – to strategiczny krok dla każdej organizacji, która chce uporządkować dane i zwiększyć efektywność operacyjną poprzez zarządzanie informacjami produktowymi. Jednak wiele firm popełnia ten sam błąd: zaczynają od wyboru technologii, zamiast od określenia swoich potrzeb i oczekiwanego rezultatu.  

Przygotowaliśmy krótki poradnik, w którym wyjaśnimy jak przygotować się do wdrożenia systemu PIM i czym tak właściwie jest RFP (oraz jaką pełni rolę). 

Co to jest system PIM i dlaczego może zrewolucjonizować Twoją firmę? 

Systemy PIM służą do zarządzania różnymi typami danych o produktach i przechowywaniu ich w centralnej bazie danych. Dzięki nim możesz: 

• usprawnić procesy publikacji oferty produktowej w różnych kanałach sprzedaży (w sklepie internetowym, katalogu, na platformie marketplace czy w aplikacji mobilnej), 

• skrócić czas wprowadzenia produktów na rynek, 

• wspierać ekspansję zagraniczną dzięki automatyzacji tłumaczeń i adaptacji treści, 

• eliminować błędy w opisach i danych produktowych, 

• uwolnić czas zespołów, zastępując manualne wprowadzanie danych i tworzenie opisów produktów automatyzacją. 

Dobrze wdrożone oprogramowanie PIM to nie tylko technologia, ale też przewaga konkurencyjna, wynikająca z cyfrowego ekosystemu informacji. Ale żeby to się udało, konieczne jest odpowiednie przygotowanie. 

Od czego zacząć przygotowania do wdrożenia PIM? 

Na rynku dostępne są oferty od wielu dostawców systemów PIM. Każde rozwiązanie ma swoje cechy charakterystyczne, a zarazem zalety, ale i pewne ograniczenia. Niektóre rozwiązania są idealne dla średnich przedsiębiorstw, które cenią sobie szybkie wdrożenie i prostotę obsługi, natomiast pozostałe lepiej sprawdzą się w organizacjach o bardziej złożonych wymaganiach, obejmujących niestandardowe produkty, elastyczność oraz możliwość integracji z innymi systemami.  

Zanim zaczniesz porównywać oferty wdrożeniowe (Pimcore, Akeneo, czy inne), potrzebujesz solidnych podstaw. Pierwszym krokiem jest zdefiniowanie celów biznesowych, potrzeb użytkowników i zakresu wdrożenia. 

Warto zadać sobie kilka ważnych pytań: 

• Jakie problemy ma dziś Twoja organizacja w zarządzaniu danymi produktowymi? 

• Które zespoły będą korzystały z systemu PIM i jakie mają potrzeby? 

• Jakie dane posiadasz i gdzie są przechowywane? 

• Które funkcjonalności są kluczowe i muszą znaleźć się w systemie od samego początku? 

• W jakim stopniu ważna jest skalowalność systemu wraz z rozwojem firmy? 

Aby ułatwić Ci odpowiedzi na te pytania, przygotowaliśmy gotowy szablon z pytaniami do zespołu przed wdrożeniem systemu PIM, który znajdziesz w naszym e-booku. 

Czym jest RFP i dlaczego jest kluczowe przy wdrożeniu systemu PIM? 

RFP (Request for Proposal) to zapytanie ofertowe, w którym przedstawiasz wymagania wobec systemu i oczekiwania względem dostawcy. Określa się przede wszystkim zakres wdrożenia, oczekiwania wobec systemu, wymagania techniczne i integracyjne, a także preferowany model współpracy. Dobrze przygotowane RFP to fundament udanego wdrożenia. 

Co daje dobre RFP? 

• Umożliwia porównanie ofert różnych dostawców na równych zasadach. 
• Pomaga uniknąć kosztownych pomyłek i nieporozumień. 
• Pozwala dopasować system PIM do realnych potrzeb organizacji. 

Jak dobrze przygotować RFP? 

Brak jasno określonych wymagań, nieokreślenie modelu MVP, opisanie wymagań niezwiązanych z systemem PIM, zbyt ogólne opisy problemów i celów – to tylko niektóre błędy, które mogą pojawić się podczas przygotowania RFP. 

Brak jednolitej struktury i precyzyjnych wymagań prowadzi do tego, że oferty od różnych dostawców różnią się diametralnie pod względem zakresu, funkcjonalności i ceny. Efekt? Propozycje są trudne do porównania i ciężko ocenić, która z nich naprawdę spełnia potrzeby firmy. Rezultatem może być także otrzymanie ofert „uniwersalnych”, czyli niedopasowanych do faktycznej sytuacji w organizacji, a także tych z niedoszacowanym czasem wdrożenia i kosztami.   

Zatem jak przygotować precyzyjny dokument RFP, który przełoży się na oferty, których naprawdę potrzebujesz? 

Z pomocą przychodzi nasz e-book oraz szablon RFP, w którym znajdziesz: 

• Gotową strukturę RFP 

• Listę kluczowych pytań otwartych, aby zdefiniować potrzeby 

• Praktyczne wskazówki, jak unikać najczęstszych błędów 

Jak nie popełnić błędu już na starcie? 

RFP to nie tylko dokument – to narzędzie, które pomaga uniknąć ryzyka, usprawnia komunikację z dostawcami i zwiększa szanse na wdrożenie, które naprawdę przynosi wartość. 

Nie zostawiaj tego przypadkowi. Z naszym praktycznym e-bookiem określisz wymagania biznesowe, skorzystasz z gotowej checklisty, a także poznasz praktyczne wskazówki. 

Pamiętaj, że RFP to tylko pierwszy krok. Jeśli chcesz otrzymać wsparcie niezależnych ekspertów technologicznych na każdym etapie wdrożenia systemu PIM, porozmawiajmy! 

Chcesz dowiedzieć się, który system PIM będzie najlepszy dla Ciebie?