Systemy kaucyjne 2025 / Najważniejsze zmiany dla e-commerce
Już 1 października 2025 roku w Polsce wchodzi w życie jednolity system kaucyjny dla napojów. To rozwiązanie, które całkowicie zmienia sposób, w jaki firmy wprowadzają na rynek butelki i puszki, a klienci oddają zużyte opakowania.
Nie chodzi jednak wyłącznie o nowe obowiązki prawne. System kaucyjny to element większej układanki, czyli realizacji unijnych celów środowiskowych. Polska, podobnie jak inne kraje UE, musi ograniczyć ilość odpadów i zwiększyć recykling. Dyrektywa SUP (Single Use Plastics) jasno wskazuje, że plastikowe opakowania jednorazowe muszą być lepiej zagospodarowane.
System kaucyjny ma więc dwa cele. Z jednej strony pomaga chronić środowisko. Z drugiej reguluje rynek i sprawia, że firmy biorą większą odpowiedzialność za opakowania, które wprowadzają do obrotu.
Jak to będzie działać w praktyce?
Wyobraź sobie, że sprzedajesz butelkę wody. Od 1 października klient zapłaci nie tylko za sam napój, ale także dodatkowe 0,50 zł kaucji (jeśli to butelka PET lub puszka). W przypadku butelek szklanych wielorazowych kaucja wyniesie 1 zł.
Po opróżnieniu napoju klient nie wyrzuci opakowania do kosza, ale odda je w wyznaczonym punkcie zbiórki, czyli w dużym sklepie, automacie kaucyjnym albo w mniejszej placówce, która dobrowolnie przystąpiła do systemu. Nie musi przynosić paragonu, wystarczy, że butelka ma oznaczenie systemu i nie została zniszczona. To wystarczy, aby klient odzyskał kaucję.
System obejmuje trzy typy opakowań:
- plastikowe butelki jednorazowe do 3 litrów,
- puszki metalowe do 1 litra,
- szklane butelki wielorazowe do 1,5 litra.
Kaucja zawsze będzie wyraźnie widoczna na paragonie i fakturze jako osobna pozycja.
Kogo obejmują nowe obowiązki?
Lista jest szeroka i dotyczy praktycznie wszystkich uczestników rynku.
Producenci i importerzy
Muszą oznaczać swoje opakowania znakiem kaucji, raportować ilości wprowadzonych na rynek opakowań oraz zapewnić odpowiednie poziomy zbiórki: minimum 77% od 2025 roku i aż 90% od 2029 roku. Dodatkowo od 2025 r. plastikowe butelki jednorazowe będą musiały zawierać co najmniej 25% materiałów z recyklingu, a od 2030 r. 30%.
Hurtownie i dystrybutorzy
Będą zobowiązani do prowadzenia szczegółowej ewidencji i rozliczania kaucji w transakcjach B2B. W praktyce oznacza to nie tylko dodatkowe dokumenty i raporty, ale też organizację miejsca na składowanie butelek i puszek przed przekazaniem ich dalej.
Sklepy stacjonarne
Sklepy powyżej 200 m² muszą przyjmować wszystkie opakowania objęte systemem. To wiąże się z inwestycją w automaty kaucyjne, wydzieleniem miejsca na zwroty i przeszkoleniem pracowników. Mniejsze sklepy mają obowiązek przyjmować tylko butelki szklane wielorazowe, ale mogą też dobrowolnie dołączyć do systemu i tym samym pokazać, że dbają o ekologię.
Obowiązki e-commerce w zakresie zwrotu opakowań i kaucji
Sklepy internetowe stoją przed dużym wyzwaniem. Kaucja musi być jasno widoczna zarówno na karcie produktu, jak i w koszyku zakupowym. System sprzedaży powinien automatycznie doliczać ją do ceny końcowej i prowadzić dokładną ewidencję, tak aby dane o pobranych i zwróconych kaucjach były zawsze aktualne.
Najtrudniejszym elementem jest jednak obsługa zwrotów. Klient kupuje napój online, ale puste opakowanie musi oddać stacjonarnie. Rozwiązaniem może być współpraca z firmami kurierskimi, które odbiorą butelki przy kolejnej dostawie, albo wprowadzenie opcji zamiany kaucji na kod rabatowy, który klient wykorzysta w e-sklepie.
Sama rejestracja w Polskim Systemie Kaucyjnym to dopiero początek. Dla właścicieli e-commerce nowe przepisy oznaczają konieczność przeprojektowania całej ścieżki klienta i dostosowania komunikacji, a także zmian w procesach wewnętrznych, od obsługi transakcji, przez rejestrację opakowań i fiskalizację, aż po integrację z systemami sprzedażowymi i raportowymi.
Jakie zmiany musi wdrożyć e-commerce?
Dla sklepów internetowych system kaucyjny oznacza konieczność aktualizacji całej platformy sprzedażowej, od tego, co widzi klient na stronie, aż po systemy działające w tle.
Warstwa front-end – czyli to, co widzi klient
- Mapka punktów zwrotu
Na stronie warto udostępnić prostą wyszukiwarkę lub mapkę pokazującą, gdzie klient może oddać butelkę czy puszkę. To zmniejszy potencjalną frustrację czy zdezorientowanie klientów i ograniczy pytania do BOK.
- Karta produktu z informacją o kaucji
Każdy napój musi mieć przy produkcie jasną informację o wysokości kaucji, np. 0,50 zł za butelkę plastikową czy 1 zł za szkło wielorazowe. To wymaga rozszerzenia modelu danych karty produktu w systemie PIM lub platformie e-commerce.
- Koszyk i podsumowanie zamówienia
Koszyk powinien wyraźnie rozdzielać cenę samego produktu i kwotę kaucji. Taki podział musi pojawić się też na paragonie i fakturze, aby klient miał pełną przejrzystość.
- Automatyczne naliczanie kaucji
System powinien sam doliczać kaucję przy dodaniu produktu do koszyka. Co więcej, potrzebna jest integracja z systemami operatorów, tak aby dane o każdej kaucji były od razu rejestrowane i rozliczane.
- Moduł zwrotów
Jeżeli sklep ma taki moduł, można rozszerzyć go o możliwość zgłoszenia zwrotu opakowań. Klient otrzyma wtedy kod potwierdzający zwrot kaucji do realizacji w punkcie zbiórki albo przy odbiorze kolejnego zamówienia. To proste rozwiązanie, które sprawia, że proces jest bardziej intuicyjny.
Warstwa back-end, czyli systemy w tle
Od strony zaplecza konieczne będzie wdrożenie systemu naliczania i rozliczania kaucji oraz mechanizmów raportowania. Kluczowe są tutaj integracje: sklep online musi „dogadywać się” z bazą operatora systemu kaucyjnego. Dzięki temu dane o sprzedanych napojach, pobranych kaucjach i zwrotach trafiają automatycznie do właściwego systemu.
Ważne jest też zadbanie o bezpieczeństwo i skalowalność. Baza danych o kaucjach będzie rosła bardzo szybko, dlatego system musi być przygotowany na obsługę dużej liczby transakcji bez błędów czy przestojów.
Operatorzy systemu kaucyjnego
System będzie działał dzięki operatorom. Każdy producent, dystrybutor czy sklep musi wybrać operatora i podpisać z nim umowę. Ministerstwo wyznaczyło następujące podmioty:
- ZWROTKA S.A.
- POLKA S.A.
- OK OPERATOR KAUCYJNY S.A.
- EKO-OPERATOR S.A.
- RESELEKT S.A.
- KAUCJA.PL – KRAJOWY SYSTEM KAUCYJNY S.A.
- POLSKI SYSTEM KAUCYJNY S.A
To właśnie z nimi firmy będą rozliczać pobrane i zwrócone kaucje oraz przekazywać dane o opakowaniach.
Co jeśli nie dostosujesz się na czas?
Brak rejestracji w systemie, niewłaściwe pobieranie i rozliczanie kaucji albo brak punktów zwrotu oznacza kary finansowe i ryzyko zakazu sprzedaży napojów w opakowaniach objętych systemem. To może oznaczać spadek przychodów o kilkadziesiąt procent.
Nie mniej ważne jest ryzyko wizerunkowe. W czasach, gdy konsumenci coraz częściej wybierają marki odpowiedzialne środowiskowo, firma, która nie dostosuje się do nowych zasad, może stracić zaufanie klientów.
Podsumowanie
System kaucyjny w Polsce to rewolucja, do której trzeba się przygotować już teraz. To wyzwanie organizacyjne, logistyczne i technologiczne, ale jednocześnie okazja do uporządkowania procesów i budowania wizerunku marki odpowiedzialnej społecznie.
W Univio wspieramy firmy w dostosowaniu do nowych regulacji. Pomagamy w integracji systemów ERP, PIM i e-commerce z operatorami systemu kaucyjnego, automatyzujemy raportowanie i rozliczenia, doradzamy przy projektowaniu ścieżki klienta w e-com
