Polityka prywatności procesów rekrutacyjnych Univio

Z niniejszego dokumentu dowiesz się, w jaki sposób i na jakich zasadach przetwarzamy Twoje dane osobowe w związku z prowadzonymi procesami rekrutacyjnymi.

Dowiesz się, m.in.:

• dlaczego możemy przetwarzać Twoje dane;
• w jakim celu je przetwarzamy;
• czy masz obowiązek podać nam Twoje dane;
• jak długo je przechowujemy;
• czy są inni odbiorcy Twoich danych osobowych;
• czy przetwarzamy Twoje dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym;
• czy przetwarzamy Twoje dane w sposób zautomatyzowany, w tym czy je profilujemy.

Pierwsza część Polityki prywatności zawiera informacje ogólne, które musimy przekazać każdemu, niezależnie od celu przetwarzania danych.

Druga część Polityki prywatności zawiera informacje skierowane do osób, które aktywnie kontaktują się z nami w celu wzięcia udziału w prowadzonych przez nas procesach rekrutacyjnych.

Trzecia część Polityki prywatności zawiera informacje skierowane do osób, z którymi kontaktujemy się przy wykorzystaniu danych pochodzących ze źródeł publicznie dostępnych, takich jak LinkedIn czy firmowe strony internetowe, wyłącznie związanych z działalnością biznesową, w związku z potencjalną możliwością nawiązania współpracy.

Niezależnie od powyższego informacje o przetwarzaniu Twoich danych osobowych w związku z korzystaniem z serwisu Univio.com znajdziesz tutaj, a informacje przeznaczone dla Klienta, z którym zawieramy umowę o współpracy, tutaj.

Część I. Informacje ogólne

Dane kontaktowe administratora Twoich danych osobowych

Administratorem Twoich danych osobowych w opisanych w niniejszym dokumencie procesach jesteśmy my, czyli Univio spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, z siedzibą we Wrocławiu przy ul. Strzegomskiej 2–4, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0001205824.

Kontakt z nami możliwy jest pod adresem: hr@univio.com.

*Univio tworzą następujące spółki: Univio sp. z o.o., Univio International Sp. z o.o. oraz Global4Net Sp. z o.o. Zasadniczo administratorem Twoich danych osobowych jest Univio sp. z o.o., przy czym jeśli będziesz zainteresowany nawiązaniem współpracy z innym podmiotem z Grupy, administratorem będzie uzgodniony podmiot. Niezależnie od powyższego Twoje dane osobowe mogą być udostępniane wskazanym podmiotom z Univio na podstawie uzasadnionego interesu prawnego, którym jest realizacja wewnętrznych celów administracyjnych i optymalizacja działalności biznesowej.

Dane kontaktowe inspektora ochrony danych osobowych

Inspektorem ochrony danych osobowych w Univio sp. z o.o., Univio International Sp. z o.o. oraz Global4Net Sp. z o.o. jest Włodzimierz Dola.

Kontakt z inspektorem w sprawach dotyczących ochrony danych osobowych możliwy jest pod adresem: iod@univio.com.

Skąd pozyskujemy Twoje dane osobowe?

Dane osobowe zasadniczo pozyskujemy bezpośrednio od Ciebie. Dzieje się tak, gdy przesyłasz do nas aplikację o pracę za pośrednictwem zewnętrznych serwisów ogłoszeniowych, formularzy rekrutacyjnych dostępnych w serwisie Univio.com lub gdy kontaktujesz się z nami w inny sposób w celu przedstawienia aplikacji o pracę, np. wysyłając wiadomość lub kontaktując się telefonicznie bezpośrednio z naszymi rekruterami.

Dane osobowe pozyskujemy również pośrednio od Ciebie. Dzieje się tak, gdy kontaktujemy się z Tobą przy użyciu danych udostępnionych przez Ciebie na Twoim zawodowym profilu na portalu LinkedIn bądź w innych branżowych serwisach służących do nawiązywania relacji biznesowych. W tym zakresie korzystamy wyłącznie z podstawowych danych, aby nawiązać z Tobą kontakt w celu rozpoczęcia współpracy biznesowej.

Jakie prawa przysługują Tobie w związku z przetwarzaniem danych osobowych?

Poniżej prezentujemy Twoje prawa związane z ochroną danych osobowych oraz faktem przetwarzania przez nas Twoich danych. Prawa, które przysługują Tobie w konkretnej sytuacji, zależą od tego, w jakim celu i na jakiej podstawie przetwarzamy dane osobowe.

Prawo dostępu do danych

Masz prawo do uzyskania informacji odnośnie do przechowywanych przez nas danych osobowych na Twój temat. Uprawnienie to dotyczy wszystkich procesów przetwarzania Twoich danych.

Prawo do sprostowania

Masz prawo do niezwłocznego sprostowania i/lub uzupełnienia danych osobowych przechowywanych na Twój temat. Uprawnienie to dotyczy wszystkich procesów przetwarzania Twoich danych.

Prawo do ograniczenia przetwarzania

Masz prawo zwrócić się do nas, aby przetwarzanie Twoich danych osobowych zostało ograniczone, jeżeli kwestionujesz dokładność danych przechowywanych na Twój temat, jeżeli przetwarzanie odbywa się bez podstawy prawnej lub jeżeli przedstawiłeś swój sprzeciw wobec ich przetwarzania, bądź jeśli nie potrzebujemy już danych osobowych do celów przetwarzania, ale są one potrzebne Tobie do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

Prawo do usunięcia

Masz prawo domagać się usunięcia Twoich danych osobowych przechowywanych przez nas, o ile utrzymywanie danych nie jest niezbędne dla zapewnienia wolności słowa i dostępu do informacji, spełnienia zobowiązania wynikającego z przepisów prawa, z powodu interesu publicznego, w celu zgłoszenia lub obrony przed roszczeniami lub w celu dochodzenia praw na mocy przepisów.

Prawo do informacji

Jeżeli zgłosiłeś prawo do sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania danych, powiadomimy wszystkich odbiorców Twoich danych osobowych o sposobie sprostowania, usunięcia lub nałożenia ograniczeń w przetwarzaniu tych danych, chyba że jest to niemożliwe do przeprowadzenia lub wiąże się z nieproporcjonalnym wysiłkiem.

Prawo do przenoszenia danych

Masz prawo do uzyskania kopii przekazanych nam danych, które zostaną przesłane Tobie lub osobie trzeciej w ustrukturyzowanym, standardowym formacie, czytelnym dla czytników maszynowych. Jeżeli domagasz się przesłania tych danych do innego administratora danych, zostanie to zrealizowane, o ile istnieje taka możliwość techniczna. Niniejsze uprawnienie odnosi się wyłącznie do sytuacji, gdy przetwarzamy Twoje dane na podstawie Twojej zgody lub w związku z realizacją umowy.

Prawo do sprzeciwu

Jeżeli Twoje dane osobowe są przetwarzane na podstawie naszego uzasadnionego interesu prawnego, masz prawo do złożenia sprzeciwu w dowolnym czasie wobec dalszego przetwarzania. Rozpatrzymy Twój wniosek zgodnie z zasadami wynikającymi z przepisów.

Prawo do wycofania zgody

Jeśli Twoje dane są przetwarzane na podstawie zgody, masz prawo ją wycofać w dowolnym momencie, ze skutkiem na przyszłość. Pozostanie to bez wpływu na legalność dotychczas przetwarzanych danych. Możesz wycofać zgodę, pisząc na adres: hr@univio.com lub iod@univio.com.

Prawo do złożenia skargi do organu nadzorczego

Jeżeli przetwarzanie Twoich danych osobowych narusza przepisy o ochronie danych lub jeżeli Twoje prawa do ochrony danych zostały naruszone w jakikolwiek inny sposób, możesz złożyć skargę do organu nadzorczego. Organem nadzorczym właściwym na terytorium Polski jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych w Warszawie. Zanim skorzystasz z prawa do złożenia skargi, zachęcamy Cię do zwrócenia się w pierwszej kolejności do nas, abyśmy mogli wyjaśnić wszelkie wątpliwości.

Rozpatrzenie wniosku

Jeśli skierujesz do nas wniosek o realizację danego uprawnienia, odpowiedź na zgłoszenie zostanie udzielona w ciągu miesiąca od jego otrzymania. W razie konieczności przedłużenia tego terminu poinformujemy Cię o przyczynach takiego przedłużenia.

Odpowiedź na Twój wniosek będzie udzielana na adres e-mail, z którego prześlesz wniosek, a w przypadku wniosków skierowanych listownie – listem zwykłym na adres przez Ciebie wskazany, o ile z treści listu nie będzie wynikała chęć otrzymania informacji zwrotnej na adres e-mail. W takim przypadku należy podać adres e-mail.

Zmiany Polityki prywatności procesów rekrutacyjnych

Polityka prywatności podlega okresowej weryfikacji i aktualizacji w razie uzasadnionej potrzeby. Poniżej możesz zapoznać się z dotychczasowymi zmianami.

Październik 2022

Opublikowaliśmy nową wersję niniejszej Polityki prywatności dedykowanej wyłącznie procesom rekrutacyjnym, w której precyzyjnie opisujemy zasady przetwarzania danych występujące w tych procesach.

Lipiec 2026

Aktualizacja danych Inspektora Ochrony Danych Osobowych i informacji o odbiorcach danych osobowych.

Część II. Przetwarzanie danych pozyskanych bezpośrednio od Ciebie

Poniżej przedstawiamy zasady przetwarzania danych osobowych, które mają zastosowanie, gdy przesyłasz do nas aplikację o pracę za pośrednictwem zewnętrznych serwisów ogłoszeniowych, formularzy rekrutacyjnych dostępnych w serwisie Univio.com lub gdy kontaktujesz się z nami w inny sposób w celu przedstawienia aplikacji o pracę, np. wysyłając wiadomość lub kontaktując się telefonicznie bezpośrednio z naszymi rekruterami.

W jakim celu przetwarzamy Twoje dane?

Przetwarzamy Twoje dane osobowe, aby ocenić Twoje kwalifikacje do pracy w naszym zespole, ocenić Twoje zdolności i umiejętności potrzebne do pracy oraz wybrać odpowiednią osobę do pracy u nas. W zależności od procesu rekrutacyjnego przetwarzamy Twoje dane w celu wzięcia udziału w stałym procesie rekrutacyjnym, dotyczącym standardowych stanowisk, na które rekrutacja jest prowadzona w sposób ciągły, bądź w jednostkowym procesie rekrutacyjnym, dotyczącym stanowisk specjalistycznych.

W przypadku wyrażenia wyraźnej zgody lub przesłania do nas aplikacji o pracę w sytuacji, gdy nie prowadzimy rekrutacji na dane stanowisko, będziemy przetwarzać Twoje dane w celu udziału w przyszłych procesach rekrutacyjnych.

Jeśli chcesz, abyśmy mogli przetwarzać Twoje dane osobowe również w przypadku przyszłych procesów rekrutacyjnych lub w przyszłości, gdy nie prowadzimy aktywnej rekrutacji, prosimy o umieszczenie w CV zgody na przetwarzanie danych w tym celu lub wyrażenie zgody poprzez zaznaczenie checkboxa przy wysyłaniu do nas CV.

Na jakiej podstawie prawnej przetwarzamy Twoje dane?

W ramach procesów rekrutacyjnych oczekujemy przekazywania danych osobowych jedynie w zakresie niezbędnym do wyłonienia kandydata do pracy lub współpracy. Prosimy o nieprzekazywanie informacji w szerszym zakresie niż wynika to między innymi z przepisów Kodeksu pracy. Jeżeli przesłane aplikacje będą zawierać dodatkowe dane wykraczające poza zakres wskazany przepisami prawa pracy, ich przetwarzanie będzie oparte na zgodzie kandydata wyrażonej poprzez przesłanie dokumentów aplikacyjnych. Jeżeli przesłane aplikacje będą zawierać informacje nieadekwatne do celu procesu rekrutacyjnego, nie będą one wykorzystywane ani uwzględniane w tym procesie.

Jeśli preferowaną przez Ciebie formą współpracy z nami jest umowa o pracę, podstawą prawną przetwarzania Twoich danych osobowych jest:

1. obowiązek prawny podania danych osobowych wynikający z art. 22¹ § 1 i 2 Kodeksu pracy – prowadząc rekrutację, mamy prawo oczekiwać od Ciebie podania takich danych osobowych jak: imię lub imiona, nazwisko, data urodzenia, dane kontaktowe, wykształcenie, kwalifikacje zawodowe oraz przebieg dotychczasowego zatrudnienia;
2. Twoja zgoda na przetwarzanie danych znajdujących się w dokumentach aplikacyjnych w zakresie danych wykraczających poza obowiązkowy katalog danych wynikający z Kodeksu pracy. Zgodę wyrażasz, wysyłając do nas aplikację zawierającą szerszy katalog danych niż wynikający z Kodeksu pracy;
3. nasz uzasadniony interes prawny polegający na weryfikacji Twoich kwalifikacji i umiejętności do pracy w celu wybrania odpowiedniej osoby na stanowisko, na które prowadzona jest rekrutacja – w zakresie danych osobowych zebranych podczas rozmowy rekrutacyjnej oraz wyników ewentualnych testów kwalifikacyjnych;
4. Twoja zgoda na przetwarzanie powyższych danych osobowych w celu wzięcia udziału w przyszłych procesach rekrutacyjnych, wyrażona poprzez zaznaczenie fakultatywnego checkboxa bądź umieszczenie stosownej klauzuli zgody w CV.

Jeśli preferowaną przez Ciebie formą współpracy z nami jest umowa cywilnoprawna, podstawą prawną przetwarzania Twoich danych osobowych jest:

1. niezbędność podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy – prowadząc rekrutację, mamy prawo oczekiwać od Ciebie podania danych umożliwiających nam ocenę Twoich kompetencji i kwalifikacji, takich jak: imię lub imiona, nazwisko, data urodzenia, dane kontaktowe, wykształcenie, kwalifikacje zawodowe oraz przebieg dotychczasowego zatrudnienia;
2. Twoja zgoda na przetwarzanie danych znajdujących się w dokumentach aplikacyjnych w zakresie danych wykraczających poza wskazany powyżej katalog danych. Zgodę wyrażasz, wysyłając do nas aplikację zawierającą szerszy katalog danych;
3. nasz uzasadniony interes prawny polegający na weryfikacji Twoich kwalifikacji i umiejętności do pracy w celu wybrania odpowiedniej osoby na stanowisko, na które prowadzona jest rekrutacja – w zakresie danych osobowych zebranych podczas rozmowy rekrutacyjnej oraz wyników ewentualnych testów kwalifikacyjnych;
4. Twoja zgoda na przetwarzanie powyższych danych osobowych w celu wzięcia udziału w przyszłych procesach rekrutacyjnych, wyrażona poprzez zaznaczenie fakultatywnego checkboxa bądź umieszczenie stosownej klauzuli zgody w CV.

Jak długo przetwarzamy Twoje dane?

Większość naszych ogłoszeń dotyczy stanowisk, na które stale prowadzimy rekrutacje. Wybór danego kandydata nie powoduje zamknięcia procesu rekrutacyjnego. W tych, najczęściej występujących przypadkach, przetwarzamy Twoje dane osobowe przez czas niezbędny do wyłonienia najlepszego kandydata, nie dłużej jednak niż przez 8 miesięcy od otrzymania Twojej aplikacji.

Okazjonalnie zdarza się, że prowadzimy rekrutację, która ma charakter czasowy, a jej celem jest wyłonienie tylko jednego specjalisty w danej specjalizacji. W tych, rzadko występujących przypadkach, przetwarzamy Twoje dane osobowe przez okres prowadzenia procesu rekrutacyjnego, lecz nie dłużej niż przez 8 miesięcy od jego zakończenia.

Jeśli wyrazisz zgodę na przetwarzanie Twoich danych osobowych w celu wzięcia udziału w przyszłych procesach rekrutacyjnych, będziemy przetwarzać Twoje dane przez okres ważności udzielonej zgody, nie dłużej jednak niż do czasu jej wycofania. Zgodę możesz wycofać, pisząc na adres: hr@univio.com lub iod@univio.com.

Kto jest odbiorcą Twoich danych osobowych?

Odbiorcą Twoich danych osobowych, czyli zewnętrznym podmiotem uczestniczącym w procesie przetwarzania Twoich danych, będą nasi zaufani podwykonawcy – dostawcy usług IT w zakresie hostingu danych i usług poczty służbowej, w tym Microsoft Ireland Operations Limited, dostawca systemu rekrutacyjnego wykorzystywanego przez nas do obsługi procesów rekrutacyjnych oraz platformy rekrutacyjne, za pośrednictwem których prowadzimy rekrutacje, w tym przede wszystkim właściciel platformy Pracuj.pl, Grupa Pracuj S.A.

Odbiorcą Twoich danych osobowych mogą być także inne podmioty należące do Univio, tj. Univio International sp. z o.o. lub Global4Net Sp. z o.o. Podstawą przetwarzania danych jest uzasadniony interes prawny polegający na realizacji wewnętrznych celów administracyjnych i optymalizacji działalności biznesowej.

Charakter podania danych

Podanie danych osobowych wymaganych przez przepisy Kodeksu pracy, w przypadku gdy Twoją preferowaną formą zatrudnienia jest umowa o pracę, oraz danych osobowych wskazanych jako obowiązkowe, w przypadku gdy Twoją preferowaną formą współpracy jest umowa cywilnoprawna, jest obowiązkowe. Mamy prawo oczekiwać od Ciebie podania tych danych, ponieważ umożliwiają one rozważenie Twojej kandydatury. Brak podania takich danych uniemożliwi rozpatrzenie Twojej kandydatury.

Podanie pozostałych danych jest dobrowolne i pozostaje bez wpływu na proces rekrutacyjny.

Inne istotne informacje

Twoje dane są przetwarzane wyłącznie w Europejskim Obszarze Gospodarczym, który tworzą państwa członkowskie Unii Europejskiej oraz Norwegia, Islandia i Liechtenstein. Korzystamy z usług Microsoftu, ale dane nie są przetwarzane poza wskazanym obszarem.

Twoje dane nie są przedmiotem profilowania.

Część III. Przetwarzanie danych pozyskanych pośrednio od Ciebie

Poniżej przedstawiamy zasady przetwarzania danych osobowych, które mają zastosowanie do przetwarzania danych osób, z którymi kontaktujemy się samodzielnie przy wykorzystaniu danych kontaktowych pochodzących ze źródeł publicznie dostępnych, takich jak LinkedIn czy firmowe strony internetowe. W tym zakresie możemy kontaktować się z Tobą, o ile udostępniłeś swoje dane kontaktowe na portalach zawodowych i w szczególności poszukujesz pracy lub Twoje zainteresowania zawodowe pozostają zbieżne z naszymi.

W jakim celu przetwarzamy Twoje dane?

Przetwarzamy Twoje dane w celu ustalenia, czy jesteś zainteresowany nawiązaniem współpracy.

Jeżeli taka współpraca jest możliwa, w dalszej kolejności przetwarzamy Twoje dane osobowe, aby ocenić Twoje kwalifikacje do pracy w naszym zespole, ocenić Twoje zdolności i umiejętności potrzebne do pracy oraz wybrać odpowiednią osobę do pracy u nas. W zależności od procesu rekrutacyjnego przetwarzamy Twoje dane w celu wzięcia udziału w stałym procesie rekrutacyjnym, dotyczącym standardowych stanowisk, na które rekrutacja jest prowadzona w sposób ciągły, bądź w jednostkowym procesie rekrutacyjnym, dotyczącym stanowisk specjalistycznych.

W przypadku wyrażenia wyraźnej zgody lub przesłania do nas aplikacji o pracę w sytuacji, gdy nie prowadzimy rekrutacji na dane stanowisko, będziemy przetwarzać Twoje dane w celu udziału w przyszłych procesach rekrutacyjnych.

Jeśli chcesz, abyśmy mogli przetwarzać Twoje dane osobowe również w przypadku przyszłych procesów rekrutacyjnych lub w przyszłości, gdy nie prowadzimy aktywnej rekrutacji, prosimy o umieszczenie w CV zgody na przetwarzanie danych w tym celu lub wyrażenie zgody poprzez zaznaczenie checkboxa przy wysyłaniu do nas CV.

Na jakiej podstawie prawnej przetwarzamy Twoje dane?

W przypadku gdy to my inicjujemy kontakt w celu zachęcenia Cię do wzięcia udziału w procesie rekrutacyjnym, podstawą prawną przetwarzania Twoich danych jest nasz uzasadniony interes prawny polegający na znalezieniu kandydata do pracy lub współpracy, którego oczekiwania zawodowe oraz posiadane umiejętności mogą być zbieżne z naszymi.

Przetwarzamy Twoje dane osobowe na wskazanej podstawie do czasu, aż zdecydujesz się na wzięcie udziału w konkretnym procesie rekrutacyjnym, przesyłając nam aplikację, czyli CV.

Wolę udziału w konkretnym procesie możesz wyrazić na wiele sposobów: wysyłając do nas odpowiednią wiadomość e-mail, prowadząc korespondencję w formie wiadomości bezpośredniej na LinkedIn lub podczas rozmowy telefonicznej z naszym rekruterem, po której otrzymasz stosowne potwierdzenie drogą e-mailową.

W ramach procesów rekrutacyjnych oczekujemy przekazywania danych osobowych jedynie w zakresie niezbędnym do wyłonienia kandydata do pracy lub współpracy. Prosimy o nieprzekazywanie informacji w szerszym zakresie niż wynika to między innymi z przepisów Kodeksu pracy. Jeżeli przesłane aplikacje będą zawierać dodatkowe dane wykraczające poza zakres wskazany przepisami prawa pracy, ich przetwarzanie będzie oparte na zgodzie kandydata wyrażonej poprzez przesłanie dokumentów aplikacyjnych. Jeżeli przesłane aplikacje będą zawierać informacje nieadekwatne do celu, jakim jest rekrutacja, nie będą one wykorzystywane ani uwzględniane w procesie rekrutacyjnym.

Po wyrażeniu woli uczestnictwa w procesie rekrutacyjnym, jeśli preferowaną przez Ciebie formą współpracy z nami jest umowa o pracę, podstawą prawną przetwarzania Twoich danych osobowych jest:

1. obowiązek prawny podania danych osobowych wynikający z art. 22¹ § 1 i 2 Kodeksu pracy – prowadząc rekrutację, mamy prawo oczekiwać od Ciebie podania takich danych osobowych jak: imię lub imiona, nazwisko, data urodzenia, dane kontaktowe, wykształcenie, kwalifikacje zawodowe oraz przebieg dotychczasowego zatrudnienia;
2. Twoja zgoda na przetwarzanie danych znajdujących się w dokumentach aplikacyjnych w zakresie danych wykraczających poza obowiązkowy katalog danych wynikający z Kodeksu pracy. Zgodę wyrażasz, wysyłając do nas aplikację zawierającą szerszy katalog danych;
3. nasz uzasadniony interes prawny polegający na weryfikacji Twoich kwalifikacji i umiejętności do pracy w celu wybrania odpowiedniej osoby na stanowisko, na które prowadzona jest rekrutacja – w zakresie danych osobowych zebranych podczas rozmowy rekrutacyjnej oraz wyników ewentualnych testów kwalifikacyjnych;
4. Twoja zgoda na przetwarzanie powyższych danych osobowych w celu wzięcia udziału w przyszłych procesach rekrutacyjnych, wyrażona poprzez zaznaczenie fakultatywnego checkboxa bądź umieszczenie stosownej klauzuli zgody w CV.

Jeśli preferowaną przez Ciebie formą współpracy z nami jest umowa cywilnoprawna, podstawą prawną przetwarzania Twoich danych osobowych jest:

1. niezbędność podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy – prowadząc rekrutację, mamy prawo oczekiwać od Ciebie podania danych umożliwiających nam ocenę Twoich kompetencji i kwalifikacji, takich jak: imię lub imiona, nazwisko, data urodzenia,